Kurumsal Hafıza-V

This post has already been read 546 times!

Kurumsal Bellek ve Kayıt Yönetimi???

Merhaba ayselevran@ttmail.com, aevran@etsgelisim.com paylaşım dostları

“Kurumsal Hafıza” kapsamında başlattığımız yolculuğumuzun önceki duraklarında bu konuda paylaşım başlatmanın gerekçesi ile birlikte kurumsal hafızanın, belleğin tanımı, bilgi kaynağı, en değerli bilgi kaynağı kurumsal hafıza, dijital ortamda kurumsal belleğin yönetilmesine dair paylaşımlarda bulunmaya çalıştık.

Bu durakta “Kurumsal Bellek ve Kayıt Yönetimi ” odaklı zihin jimnastiği yapılmasına ne dersiniz?

Kurumsal bellek oldukça kritik öneme sahip bir değerdir şirketler için, çünkü kurumsal bellek, bir kuruluşun ürettiği ve yeniden kullanıma değer bilgilerdir. Kayıtlar, bir kuruluş veya bir kişi tarafından, yasal yükümlülük uyarınca veya iş işleminde oluşturulan, alınan ve tutulan bilgilerdir.

Elde edilen ve yerinde tanımlı ve de sistematik olarak saklanan kayıtlar aslında gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin kanıtıdır.  Kurumsal hafıza faaliyetlerin kanıtı olan işte bu kayıtları içerdiğinden dolayı oldukça değerli ve önemlidir. kayıtlar niçin önemlidir? müşteriye sunulacak teklifler, geliştirilecek tasarımlar için yeni den ve yeniden bilgi üretmek vakit kaybı olur. Var olan kayıtlar güncelleştirilerek daha kısa zamanda iligli faaliyet gerçekleştirilmesi ile birlikte daha önce yapılanlar ile şimdi yapılanlar arasındaki farklılıkta net olarak anlaşılır.

Kayyıtların oluşturulmasının başka farklı gerekçeleri de olabilir, konusuna göre tutulan kayıtlar hukuki bir durum için veya bir denetim süreci için kullanılabilir.

Kayıt tutma amacı ne olursa olsun kayıt yönetimi alanındaki en önemli olaylardan biri, kayıt yönetimi için bir standardın geliştirilmesidir.

Bu standart, “kayıtların işletme için önemini vurgulamakta ve kayıtların “geçmiş ve şimdiki kararları ve faaliyetleri kapsayan bilgileri kurumsal belleğin bir parçası olarak saklayarak mevcut ve gelecekteki iş ihtiyaçlarını karşılamak için yönetilmesi gerektiğini” söylemektedir.

Standart, kurumsal belleği kayıtlardan daha fazlası olarak doğru bir şekilde tanımlar ve kayıtların bu belleğin bir parçası olduğunu görür.

Bir kurumsal bellek yönetim sisteminin kayıtlarının -kanıtlarının korunması, ancak tek başına kurumsal belleği yönetmek için yeterli değildir. Neler ve ne şekilde kayıt alınacak – kayıtlar etkin olarak nasıl depolanacak? Sorusu çok iyi cevaplandırılmalıdır

Gelecek durakta ”Kayıtların Depolanması “ ile yolculuğumuzu sürdürebilmek dileğiyle;

Sevgiyle ve huzurla huzurda kalın

Aysel Evran

ayselevran@ttmail.com; aevran@etsgelisim.com ; www.ayselevran.com, www.etsgelisim.com

BİR FULARLIK FARK!®

İle

MASADAN SAHAYA

Devlet Siyaset Aile Şirket Ülke Üniversite Toplum Birey

YÖNETİMİ®