Kurumsal Hafıza-VI
This post has already been read 477 times!
Kayıtların Depolanması ???
Merhaba ayselevran@ttmail.com, aevran@etsgelisim.com paylaşım dostları
“Kurumsal Hafıza” kapsamında başlattığımız yolculuğumuzun önceki duraklarında bu konuda paylaşım başlatmanın gerekçesi ile birlikte kurumsal hafızanın, belleğin tanımı, bilgi kaynağı, en değerli bilgi kaynağı kurumsal hafıza, dijital ortamda kurumsal belleğin yönetilmesi, kurumsal bellek ve kayıt yönetimine dair paylaşımlarda bulunmaya çalıştık.
Bu durakta “Kayıtların Depolanması” odaklı zihin jimnastiği yapılmasına ne dersiniz?
Bazılarına göre, elektronik çağda kurumsal bellek adına kayıtların depolanması elektronik çözümlerden dolayı kolay görünüyor: kolay görünmenin gerekçelerinden birisi de sadece daha fazla disk alanı satın alınmasıdır. Daha fazla alan, kurumsal belleği korumak için mantıklı bir ilk çözümdür. Tıpkı bir zamanlar daha büyük bir dosyalama odamız olsaydı ihtiyacımız olanı saklayıp bulabileceğimizi düşündüğümüz gibi.
Bugün de daha fazla disk alırsak ihtiyacımız olan her şeyi saklayabileceğimizi düşünüyoruz. Elektronik depolama maliyetindeki düşüş, iş yapma sürecinde çok daha fazla verinin tutulduğu anlamına geliyor.
Veri hacmi arttıkça, iyi geri alma mekanizmalarına duyulan ihtiyaç daha da belirginleşiyor. Verileri elektronik ortamda depolamanın maliyeti düşmeye devam etse bile, neyin saklanacağına ve neyin atılacağına karar vermemiz gerekecek. Bilgi elektronik hale geldikçe, mevcut kayıtların ve potansiyel kayıtların sayısı artacak dolayısıyla geri alma sistemlerine duyulan ihtiyaç daha da artacaktır.
Bu bağlamda sorulması gereken sorulardan birisi; kurumsal hafızanın kritik parçası, parametresi ne olmalı? Sorusudur. Bu sorunun cevabı öncellikle kayıtların nasıl belgeleneceğinin belirlenmesidir. Bu bağlamda kayıtların sağlıklı belgelenmesi adına kayıt sürecinin sistematize edilmesi, sadeleştirilmesi çalışması gerçekleştirilir.
Bazı organizasyonlarda – şirketlerde bu çalışmalar oldukça uzun bir zaman aldığından dolayı gerekli özen gösterilmeden kısa devreler ile çalışmalar tamamlanır, aslında oldukça riskli bir yaklaşımdır.
Kurumsal belleğin, kuruluşun en önemli varlıklarından birisi olduğunu idrak edemediklerini görebiliyoruz. Oysa ki organizasyondaki birimlerinin etkin çalışmasının temelini belgelenmiş bilgi türü oluşturmaktadır.
Organizasyondaki her bir departman, he bir iş ailesi, işini yapmak için belgelenmiş bilgi paketlerinin bir kısmına veya tümüne ihtiyaç duyar ve bunları kullanır. Önemli fikirler, kavramlar veya olaylar belgelenmediğinde organizasyonlarda her anlamda ciddi kayıplar oluşur.
Gelecek durakta ”Kurumsal Belleği Oluşturan Önemli Kayıtlar“ ile yolculuğumuzu sürdürebilmekdileğiyle;
Sevgiyle ve huzurla huzurda kalın
Aysel Evran
ayselevran@ttmail.com; aevran@etsgelisim.com ; www.ayselevran.com, www.etsgelisim.com
BİR FULARLIK FARK!®
İle
MASADAN SAHAYA
Devlet Siyaset Aile Şirket Ülke Üniversite Toplum Birey
YÖNETİMİ®
