Dijital İletişim – VI
This post has already been read 948 times!
E-posta iş kayıtlarının etkin yönetimi ????
Merhaba ayselevran@ttmail.com, aevran@etsgelisim.com paylaşım dostları;
Dijital İletişim kapsamında başlattığımız paylaşım dizisinin önceki duraklarında dijital iletişimin sağladığı kolaylıkların yanı sıra getirdiği riskler, iletişimin yeni yüzü ve kuralları, dijital iletişim kurallarının yapı taşları, e-posta ile gelen elektronik iletişim kuralları, etkin elektronik kayıt, saklama ve risk yönetimi, elektronik kayıtların arşivleme kurallarına dair paylaşımlarda bulunmaya çalıştık
Bu durakta “E-posta iş kayıtlarının etkin yönetimi” odaklı zihin jimnastiği yapılmasına ne dersiniz?
E-posta iş kayıtlarının etkin yönetimi önemli bir iş görevidir. Elektronik kanıtları koruma, üretme yeteneğiniz veya yetersizliğiniz, bir işyeri davası veya düzenleyici soruşturma durumunda davanızı, şirketinizi ve kariyerinizi etkileyebilir.
E-posta yönetimi söz konusu olduğunda, yaptığınız her karar, belirlediğiniz her politika ve kullandığınız her teknoloji aracı, karşı hukuk danışmanının saldırısına açıktır. Yasal olarak uyumlu bir iş kaydının statüsünden yararlanmak için,
Orijinallik: yasal kanıt olarak kabul edilmek için e-postanın gerçek olması gerekir. Orijinal mesajı yazan kim eklemiş ya da düzenlenmiş olan da dahil olmak üzere iş bir kayıt kaynağını göstermek gerekir.
Bütünlük: iyi bir e-posta iş kaydının bütünlüğü vardır. İçeriğinin ve anlamının yaratılışından bu yana değiştirilmediğini kanıtlayabilirsiniz.
Doğruluk: yasal olarak kabul edilebilir olmak için, e-posta orijinal olarak belgelenen gerçekler hakkında doğru olmalı ve ömrü boyunca doğru kalmalıdır. Başka bir deyişle, mesajın hiçbir zaman tahrif edilmediğini kanıtlayabilmelisiniz.
Tamlık: bir e-posta iletisinin ve meta verilerinin veya parçalarının ; gövde, başlık, ekler ve iletimiyle ve alınmasıyla ilgili günlük dosyaların, tam kaydın bir parçası olarak bozulmadan kalması çok önemlidir.
Reddetme: iş ve sözleşme durumlarında, bir tarafın bir mesaj almadığını veya e-posta yoluyla verilen sözlerden sorumlu olmadığını iddia etmesi kolaydır. Düzgün bir şekilde yönetilmediği ve güvenli bir şekilde arşivlenmediği sürece, e-posta kuruluşunuzu reddetmeye açar. Reddedilmeye karşı koruma, yasal olarak uyumlu e-posta kayıtlarının bir bileşenidir. Gerçek zamanlı otomatik arşivleme teknolojisi tarafından desteklenen yazılı saklama politikaları, iş kaydı e-postasının orijinalliğini, bütünlüğünü, doğruluğunu ve eksiksizliğini sağlamaya yardımcı olabilir. Bununla birlikte kuruluşunuzu yanlış iddialara karşı korumaya yardımcı olabilir.
Gelecek durakta “E-posta Politikaları” ile yolculuğumuzu sürdürebilmek dileğiyle;
Sevgiyle ve huzurla huzurda kalın
Aysel Evran
ayselevran@ttmail.com; aevran@etsgelisim.com ; www.ayselevran.com, www.etsgelisim.com
BİR FULARLIK FARK!®
İle
MASADAN SAHAYA
Devlet Siyaset Aile Şirket Ülke Üniversite Toplum Birey
YÖNETİMİ®
